POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1. PRESENTACIÓN
Como responsables del tratamiento de datos personales, Colson Colombia desarrolla sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velará porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.
Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físicas o electrónicas, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información:
1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable.
2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad de este cuando no se haya informado mediante aviso de privacidad. Derechos le asisten como Titular.
3. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir dato y revocar la autorización.
4. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
5. Fecha entrada en vigor de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.
2. DESARROLLO DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO PARA CLIENTES
El objetivo del presente documento es presentar la Política de Tratamiento de la Información y la protección de datos personales para CLIENTES (en adelante la “Política”), adoptadas por Colson Colombia, de acuerdo con lo establecido Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.
Ley 1581 de 2012:
Artículo 1°. Objeto. La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Artículo 2°. Ámbito de aplicación: La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
Decreto 1377 de 2013
“Que con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 se deben reglamentar aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales, este último tema referido a la rendición de cuentas.“
2.1. DEFINICIONES LEGALES
Artículo 3°. Definiciones. Para los efectos de la presente ley, se entiende por:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
b) Tratamiento de datos personales;
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
f) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
g) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2.2. DEFINICION DE LA POLITICA TRATAMIENTO
Titulares: Todos los Clientes de los cuales Colson Colombia ha almacenado información y datos personales mediante base de datos, con anterioridad a junio 27 de 2013 (fecha de entrada en vigor del decreto 1377 de 2013 reglamentario de la Ley 1581 de 2012) y posteriores a esta fecha hasta el presente.
Base de Datos: Conjunto de los Datos personales recolectados, almacenados, usados bajo el software legal SAP (módulo Ventas Clientes y contable), y ARCHIVO FISICO CLIENTES por parte de Colson Colombia, de acuerdo con lo estipulado en el decreto 1377 de 2013.
Responsable: La sociedad comercial Colson Colombia, domiciliada La Estrella – Antioquia
Calle 79 Sur N° 50 -152
Teléfono: (+57 604) 448 46 72
Encargado del Tratamiento: Para Colson Colombia, El Analista de Cartera se constituye como Encargado del Tratamiento de la información recolectada de sus Clientes.
Calle 79 Sur N° 50 -152
Teléfono: (+57 604) 448 46 72
Cargo: Analista de Cartera
Correo electrónico: cartera@colsoncolombia.com
Tratamiento y Finalidad de los Datos Personales:
Art. 4 Ley 1581/2012. El tratamiento de la información personal que administra Colson Colombia consistirá en: recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión, con el objeto de:
• Aprobación de Créditos.
• Registro de Clientes.
• Informes de Ventas.
• Facturación y Cobro de cartera.
Derechos de los Titulares. Art. 8 Ley 1581/2012
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada por Colson Colombia.
• Ser informado por El Analista de Cartera como Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581/2013 y Decreto 1377/2013 y las demás normas vigentes que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Consultar esta política en la página web de la responsable: www.colsoncolombia.com
Autorización del Titular
En cumplimiento del Art. 5 del Decreto 1377/2013, los Titulares (Clientes) que se registren en el proceso de Aprobación de créditos y/o Compra de productos comercializados por la empresa, autorizan de manera libre y espontánea a Colson Colombia el Tratamiento de los datos personales recolectados.
Registros válidos como prueba de autorización (Art. 8 Ley 1581/2012):
• Fecha del ingreso de los datos personales al programa SAP/Ventas Clientes.
• Registro de la Firma en el formato IFRCOSGI-01 Creación y Actualización de clientes.
• Registro de la Firma en la Factura de Compra.
Suministro de la información
Conforme al Art. 11 de la ley 1581/2013, esta información al igual que la de Datos Personales recolectada por Colson Colombia se encuentra disponible, para que el titular ejerza su derecho en cualquier momento que sea requerido.
Consultas
(Art. 14 Ley 1581/2012)
La consulta se puede formular vía correo electrónico cartera@colsoncolombia.com y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles. De no poder atenderse en el plazo inicial, se informará al titular y se dará respuesta dentro de los cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos
(Art. 15 Ley 1581/2012)
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Analista de cartera, al correo cartera@colsoncolombia.com, indicando:
- Identificación del Titular.
- Descripción de los hechos.
- Dirección.
- Documentos que se quieran hacer valer.
Reglas adicionales:
• Si el reclamo está incompleto, se requerirá subsanación dentro de cinco (5) días. Si no se responde en dos (2) meses, se archivará el reclamo.
• El reclamo será atendido máximo dentro de quince (15) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales con justificación.
Requisito de procedibilidad
(Art. 16 Ley 1581/2012)
Solo se podrá elevar queja ante la SIC una vez agotado el trámite de consulta o reclamo.
Vigencia y período
La fecha de entrada en vigor de esta política es 1 de octubre de 2016.
Las quejas o consultas sobre el Tratamiento de la BDP podrán radicarse de acuerdo con este documento.
Modificaciones y actualizaciones
Esta política está sujeta a cambios sin previo aviso. El analista de cartera los comunicará por canales habituales, conservando prueba de dicha comunicación.
Versión: 1
Fecha de la Última Modificación: Octubre del 2021